ASYA TOPRAK SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması

 Veri Sahibi Başvurularının

Alınması, Değerlendirilmesi ve Yanıtlanması Prosedürü

1.Tanımlar

2. Başvurunun Alınması

2.1. Başvurunun Şekli

Yazılı Başvuru: Kanun 13’üncü maddesi, başvurunun “yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle” yapılacağını öngörmüştür. Kurul tarafından belirlenmesi gereken diğer başvuru yöntemleri henüz belirlenmemiştir dolayısıyla “yazılı olan” kanallar üzerinden başvuru süreci tesis edilmelidir. Yazılı şekle uyulması için aşağıda önerilen yöntemler kullanılabilir:

• Fiziksel başvuru: Başvuruların şirket içerisinde elden alınabileceği süreçler kurgulanır.
• Noter kanalıyla başvuru: Noter kanalıyla başvurunun resmi kanallardan yapılması sağlanır.
• Elektronik ortamda “güvenli elektronik imzalı” başvuru: Kanun yazılı başvuru ifadesini kullandığından «güvenli elektronik imza» kullanarak da elektronik ortamda yazılılık şartı sağlanabilecektir.

Bu noktada başvuruların kayıt altına alınması ve ilgili kişiye gecikmeksizin ulaştırılabilmesi için Şirket içinde muhatap kişinin belirlenmesi, bu yönde gelecek başvuruların muhaberat tarafından hızlıca ilgisine iletebilmesi için ilgili prosedürün kurgulanması önerilmektedir.

2.2. Başvurunun İçeriği

Başvuranın Kimliğinin Tespiti: Veri Sahibi taleplerinin değerlendirilebilmesi için öncelikle başvuruyu yapan kişinin, Şirket nezdinde işlenen kişisel verilerin sahibi olup olmadığı tespit edilir. Başvuruyu işleme alabilmek ve doğru kişiye sonucu iletebilmek için başvuranın kimlik bilgileri (Veri Sahibi’nin adı, soyadı, TC Kimlik numarası, iş veya ikametgâh adresi) tespit edilir. Elektronik ortamdan yapılan başvurularda yazılılık şartını sağlamak üzere, Veri Sahibi’nin başvurularında 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza kullanılmalıdır. Güvenli elektronik imzaya dayalı nitelikli elektronik sertifika ile de başvurucunun kimliği hukuken tespit edilebilecektir. Şirket’in başvuruları almak için “ŞİRKET”in  web adresinde yer alan Başvuru Formunun kullanması önerilmektedir.

Şarta bağlı olan taleplerle  ilgili bu şartın nasıl gerçekleştiği yolunda veri sahibinden (örneği başvuru formunda gösterildiği şekilde) ekstra bilgi istenmeli ve bu iddiasını kanıtlayacak vesikalar Kanun uyarınca geçerli olmayan kanallardan da (örn internet sitesi, mail v.b.) başvurular alınabilir. Bu kanallardan başvuru alındığı takdirde veri sahibi Prosedür uyarınca tasarlanan geçerli başvuru kanallarına yönlendirecek uyarı ve yönlendirme metinleri dizayn edilmelidir.

Prosedürde belirlenen yollarla alınmayan başvurular için;

• eğer başvurucunun kimliği tespit edilmiş ve
• formla istenen bilgiler sağlanmış ise

bu tür yolarla yapılan başvurular da değerlendirmeye alınabilir.

Bu niteliği taşımayan başvurular da değerlendirilerek formda istenen bilgiler elde edilene kadar başvurucu ile iletişimde bulunulmalı; usule uyulmadığı gerekçesiyle başvurunun reddedildiği belirtilmelidir.

3. Diğer Durumlar

3.1. Vekil veya Yasal Temsilci Tarafından Yapılan Başvuru

Kanun’da Veri Sahibi’nin Veri Sorumlusu’na talepte bulunabileceği belirtilmiş olsa dahi başvuruyu Veri Sahibi’nin vekili veya kanuni temsilcinin yapmasını engelleyen bir kural bulunmamaktadır. Bu nedenle, bazı başvurular Veri Sahibi tarafından doğrudan yapılmayabilir.

Böyle bir durumda, başvuruda bulunan kişinin başvuruda bulunma yetkisinin varlığı kontrol edilmelidir. Örneğin başvuru, Veri Sahibi’nin avukatı tarafından gönderilebilir. Böyle bir durumda, avukatın yetkisini teyit etmek amacıyla avukattan vekaletname sureti talep edilmelidir.

Çocukların Kişisel Veri’lerini ilgilendiren talepler için başvuru yasal temsilci tarafından yapılabilecektir. Böyle bir durumda da mutlaka yasal temsilcinin yetkisini belirleyen belgelerin suretleri talep edilmelidir.

3.2. Toplu Başvuru Yapılması

Şirket’in yapısına veya ticari niteliğine göre işlenen Kişisel Veri’lere ilişkin olarak birden fazla Veri Sahibi tarafından topluca başvuru iletilmesi mümkün olabilir. Örneğin, bir vekaletname ile birkaç kişinin Kişisel Veri’si hakkında başvuruda bulunabilecektir.

Toplu başvuru durumunda Şirket’in her bir kişi için başvuruyu ayırarak ayrı ayrı değerlendirme yapması önerilmektedir. Veri Sahibi kişilerin adına başvuru yapan üçüncü kişinin yetkisinin ve Veri Sahibi’nin kimliğinin teyit edilmesi gerekmektedir.

3.3. Başvuru Ücreti

Kanun’da Veri Sorumlusu’nun kendisine iletilen talebi ücretsiz olarak sonuçlandırması öngörülmüştür. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerekmesi halinde Kurul’un belirleyeceği esaslar doğrultusunda bir ücretlendirme yapılmasının da mümkün olabileceği ifade edilmiştir.

4. Başvuru Değerlendirme Süreci

Veri Sahibi tarafından yapılan başvurularda yer alan taleplerde sunulması gereken arasında eksik bilgi olabilir, üçüncü kişilere ait bilgilere yer verilebilir veya çeşitli sebeplerle başvurunun reddedilmesi gerekebilir. Bu itibarla, tüm bu olasılıkların Şirket tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmadan bilgi edinme talebinin yanıtlanması mümkün olmayan durumlarda aşağıdaki üç adımlı değerlendirme süreci uygulanabilecektir:

• Bilgi edinme talebinin, üçüncü kişiye ait kişisel verileri paylaşmadan yanıtlanması mümkün mü? (ör: 3. Kişiye ait bilginin üstünün kapatılması veya silinmesi gibi)
• Üçüncü kişi kendisi hakkında kişisel veri paylaşılmasına açık rıza vermiş midir?
• Üçüncü kişinin açık rızası alınamıyor ise, açık rıza alınmadan kişisel veri paylaşılması makul müdür?

Öncelikle, Kişisel Veri’si açıklanmak durumunda kalınan Veri Sahibi’nden açık rıza alınması yoluna başvurulur.Üçüncü kişi verilerinin paylaşılmasına rıza vermiyorsa, üçüncü kişinin bilgileri tamamen ayıklanarak başvuru yanıtlanır.

Eğer Kişisel Veri’si açıklanacak üçüncü kişi Verisi Sahibi’ne ulaşmak mümkün değilse, üçüncü kişi kişisel verisi içeren bilginin paylaşılması konusunda hassas davranılmalıdır. Gerekli olması halinde, üçüncü kişi Kişisel Veri’si içeren bilgiler de paylaşılabilecektir.

4.1. Başvuruların Değerlendirme SüreleriVeri Sahibi taleplerinin Şirket tarafından en kısa sürede ve en geç başvuru tarihinden itibaren 30 gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılması gerekmektedir.

Başvuruların zamanında cevaplandırılabilmesi için Şirket içerisinde taleplerin işlenmesine ilişkin prosedürler geliştirilir. Bu prosedürlerde asgari olarak aşağıdaki sürelerin öngörülmesi gerekmektedir:

• Bir başvuru geldikten sonra, başvurunun ilgili departmanlara gönderilmesi için azami 3 günlük süre
• Gönderilen departmanların gelen talebe ilişkin yanıt vermesi için azami 1 hafta süre

4.2.Başvuruların Yanıtlanması

Tüm başvurular, Başvuru Yanıtlama Birimi tarafından yanıtlanır. Şirket çalışan tarafından yapılan başvuruda yer alan talepleri inceler. Talebin niteliğine göre Şirket, en kısa sürede veya her halde en geç otuz (30) gün içinde talebi yerine getirmekle yükümlüdür. Bu süre içerisinde herhangi bir cevabın verilmemesi halinde başvuru sahibi Kurul’a şikâyette bulunabilecektir.

Şirket Cevabında Bulunması Gereken Bilgiler:

• Talebi Yapan Kişi
• Talepler
• Talepler Neticesinde Sağlanan Bilgi ve Belgeler
• Talebin Alınma tarihi
• Taleple ilgili ekstra bilgi ve belge talep edilmiş ise; bu taleplerin tarihi ve ilgili cevapların alınması tarihi
• Taleple ilgili yapılan işlemler
• Taleplere Karşı Şirketin Cevapları
• Talep Yanıtlama Tarihi
• Yetkili İmza

Noter kanalıyla yapılan başvurulara verilen yanıtlar: Cevap, Şirket antetli kağıda basılarak Şirket’in Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında yetki olarak atadığı kişi tarafından iki nüsha imzalanır. Cevap posta yoluyla başvuru sahibine iletilmek üzere muhaberata verilir.

Elektronik imza ile verilen yanıtlar: Cevap Şirket antetli ve elektronik imzalı olarak Şirket’in Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında yetkili olarak atadığı kişi tarafından güvenli elektronik imza kullanılarak imzalanır. Cevap başvuru sahibinin elektronik posta hesabına gönderilir. İlgili başvuruyla ilişkin oluşan olay kayıtları, evraklar ve sonuçları bu konuda oluşturulan elektronik dizinde saklanır. Yazılı gönderi kaydının da arşivde kopyası saklanır.

ASYA TOPRAK SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Mersis No: 0091008804800019

 Adres: ÇİFTLİKLER MAH.TOPRAK SANAYİ SOK.NO:21/B OSMANCIK ÇORUM

Telefon: 0364 6114326-0364 6117651

Faks:0364 6119037

E – Posta: info@asyatoprak.com

Kep Adresi: asyatoprak@hs01.kep.tr

Web Adresi: www.asyatoprak.com